Есть очень интересная и занимательная книга «Обнимите своих клиентов», и там огромное количество ответов на данный вопрос. Конечно, необходимо выслушать нашего клиента, уточнить все детали, что именно произошло. Наша задача вычислить «боль», которая произошла у клиента и постараться эту боль снять. Необходимо быть вежливым и тактичным в общении с клиентом. Сделать все, что в твоих силах, чтобы сгладить острые углы, особенно эта задача важна в случае, когда лично ты не можешь решить проблему и требуется вмешательство третьего лица. Книгу рекомендую, очень много полезной информации, которую можно применить и ко внутренним клиентам компании, если в ней работает несколько смежных отделов.