Прочитать, выдохнуть, убрать эмоции и попытаться понять клиента. Извиниться, уточнить детали произошедшего, взять контакт для связи, разобраться с ситуацией и написать клиенту что вы все проверили, что вы решили проблему, что вы сделали, чтобы она не повторилась и как вы благодарны клиенту, что он помог вам стать лучше. И дать какой-то бонус