Думаю, все дело в четкости действий и поставленных задач каждому участнику проекта.
Если каждый знает, что ему нужно делать и к чему это действие, в конечном счете приведёт, то остается только контролировать.
Дорожная карта, ТЗ, задачи, на мой взгляд это должно помочь. Не работала в таких командах, но такой путь видеться перспективным.