Как только почувствуете, что без нее не справляетесь и вам стоит побыстрее оптимизировать хранение данных о клиентах. Например, советую почитать про amoCRM ifabrique ru/blog-direktora/articles/amocrm Она подойдет даже тем, кто в полном одиночестве работает.
В этом кратком ответе я постарался раскрыть тему - когда нужно внедрять CRM!