Если нет службы координации задач или офисного помощника, то менеджер проектов вынужденно сам является координатором и исполнителем одновременно, а это плохо. Нужно либо учитывать задачи и следить за контрольными датами и учитывать произведенные действия, но и выполнять многое самому. Переключение с учета на выполнение не всегда проходит без потерь. Нужно или считать удары или их наносить. Но если нет возможности освободить менеджера проектов от учета задач и сроков, то он вынужден делать все сам. Я разделял это по времени. Как бы полосами. Белая полоса - прописываем задачи, ставим даты, ответственных и что уже сделано, а что осталось сделать и к какой дате. А черная полоса - выполнял конкретные задачи - общался с людьми, уточнял детали и сроки, писал отчеты, готовил фото ряд, писал письма по задачам и срокам. Человек не может полноценно одновременно быть исполнителем задач и их контролером. В этом случае качество будет страдать. Поэтому, например - утром - проверил список задач и вопросов, сделал отметки по приоритету, потом выполнение задач по своим пометкам, в обед - уточнение по приоритету в связи с изменившимися обстоятельствами, потом снова выполнение и вечером - подведение итогов и запись проделанного. Более эффективная работа будет - если у менеджера будет офисный помощник - как это принято в Европе, который будет Координировать задачи и исполнять мелкие поручения - письма, заметки, уведомления.