На данный момент существует довольно много как платных, так и бесплатных сервисов организации работы для больших и не очень проектов, позволяющих отслеживать ход работы и вовлеченность участников.
Но даже это не главное. Главное - это мотивация работников. Метод постоянного контроля конечно эффективен, но он давит на сотрудников, так как работа "из-под палки" часто неэффективна. Советую обратить внимание на статьи, посвященные ведению в рабочий процесс элементов геймификации.
Вот вам пример. В компании Майкрософт был участок, который никто не хотел делать - нужно было проверять много документов на предмет ошибок, работа скучная и рутинная. Но один из "бигбоссов" предложил ввести таблицу рейтинга, и сразу же работники вовлеклись в процесс, зачастую тратя свое личное время.
Не было ни доплат, ни премий,ни плюшек. Только таблица с откртыми данными. И сотрудники в погоне за высоким местом в этой таблице буквально рвали и метали!