Процесс закупки обычно не является самостоятельным. Он связан прямо или косвенно с процессами производства и продаж. Для торговых компаний все несколько проще.
Небольшие компания работают исходя из текущего остатка на складе и заказов клиентов. Объем заказов клиентов - это потребность. Если потребность больше текущего остатка на складе - необходимо заказывать товар у поставщиков. Для того, чтобы нивелировать скачки спроса, также существует понятие - страхового запаса, который необходимо поддерживать на складе всегда. Более крупные торговые компании строят планы продаж и работают от плана. На основании плана продаж различными способами рассчитывается план закупок. В этом случае заказ поставщику выполняется по плану.
В производственных компания процесс более сложный, хотя общая схема такая же: работа по потребности или работа по плану.
Вот только потребность и план берутся не напрямую из плана продаж готовой продукции а из потребности производства или плана производства.
То есть для организации нормального процесса закупки в производственных компаниях вначале необходимо организовать производственный учет и планирование производства.
Планы могут быть использованы для построения бюджета закупки, который в свою очередь используется как часть бюджета доходов и расходов (БДР) и бюджета движения денежных средств (БДДС).
Так же есть еще более специфические сферы - строительство, производственные услуги и многое другое. В строительстве например закупка идет под проект (объект строительства) и под конкретный этап проекта.
Подробнее по вопросам автоматизации можно почитать тут: https://bizcase.ru/avtomatizaciya-na-baze-1s/