Используйте CRM систему в которой настройте нужный вам алгоритм, можно даже автоматизировать заполнение соответствующих документов. Советовать какую "срмку" выбрать не стану их масса и каждая заточена под определенные ниши и задачи.
Самый простой способ расшарить в google таблицах документ для поставщика и вносить туда данные.
В чем проблема? Просто выберите CRM-систему с разграничением прав доступа, когда вы обработали заказ, то при изменении статуса поставщику переходит этот клиент. У нас в U-CRM можно настроить подобный функционал.