Именно менять счетчик нужно по окончанию его срока эксплуатации. Его устанавливает производитель - от 12 до 20 лет. Либо в случае поломки.
В остальных случаях нужно делать поверку с периодичностью 4 и 6 лет, для горячей и холодной воды соответственно.
какой документ регламентирует эти условия?
Менять нужно по окончанию срока эксплуатации, а он указан в инструкции. Обычно это от 10 до 12 лет. Еще периодически требуется проводить поверку счетчиков. Если вы юр. лицо, то подробнее у org.vodservis ru об этом читайте.