Счётчик воды меняется в двух случаях.
Механическая его поломка/остановка.
Окончание поверочного срока, срок поверки обязательно указан в паспорте от счётчика. Поверочные периоды могут быть разные, зависит от производителя и типа счетчика на воду. На сегодняшний день, этот срок от 4 до 6 лет. Следить за состоянием счетчика и его документами обязанность собственника.
какой документ регламентирует эти условия?
Менять нужно по окончанию срока эксплуатации, а он указан в инструкции. Обычно это от 10 до 12 лет. Еще периодически требуется проводить поверку счетчиков. Если вы юр. лицо, то подробнее у org.vodservis ru об этом читайте.