Ирина, добрый день! Среди достоинств электронного документооборота (ЭДО) можно назвать:
• повышение удобства и эффективности работы с документами увеличение их доступности для географически удаленных подразделений;
• возможность систематизации документооборота с использованием различного программного обеспечения;
• удобство хранения и поиска необходимых документов, в том числе поиск по датам создания, классификации, ключевым словам или фразам и др.;
• упрощение контроля и отслеживания документации, а также контроль их востребованности (можно отследить, кто и в каком режиме работал с документом);
• возможность контроля от несанкционированных изменений, порчи или потери документов (выявить, кто и когда вносил в документ изменения);
• увеличение скорости обработки, формирования и передачи информации;
• удобство формирования и редактирования документов, в том числе за счет сравнения различных его версий;
• оптимизация регистрации документов, в том числе планирование и контроль сроков исполнения;
• возможность работы с информацией в режиме распределенного доступа к информации, даже в условиях размещения рабочих мест в различных офисах, в том числе удаленных;
• экономия площадей, необходимых для хранения документации и работы с ней;
• снижение затрат на поддержание систем хранения информации и самих документов в должном состоянии;
• сокращение рисков, связанных с невосстановимым разрушением информации;
• имиджевые плюсы от перехода на современные, экологически чистые технологии, и др.
Достоинства ЭДО в отдельных областях:
Для торговли – повышение скорости совершения операций, отказ от бумажной почты при работе с документами, точная фиксация времени совершения той или иной операции, невозможность несанкционированного внесения изменений в документ или подделки подписи.
Для плательщиков НДС – снижение рисков получения отказов в вычете благодаря исчезновению дефектных документов, которые часто становятся причиной таких отказов.
Кадровый ЭДО – узнайте подробнее здесь