Честно говоря, тема электронного документооборота довольно обширная. Преимущества, а также недостатки, зависят от того о какой части ЭДО идёт речь.
Под частями имею в виду между кем происходит взаимодействие по ЭДО:
- внутри организации;
- между организациями;
- между организацией и гос.органами;
- между организацией и потребителями;
- между организацией и банками и др.
В случае ЭДО внутри организации не требуется обязательное использование усиленной квалифицированной электронной подписи, а достаточно простой электронной подписи, которую можно поставить на электронном документе, пройдя логинизацию, например, в ERP системе.
В случае ЭДО между организациями, по средством общения через ЭДО операторов, требуется использование сертифицированных подписей, за которые взимается плата каждый год. Оплата услуг по отправке документов через оператора ЭДО. Для некоторых компаний совокупные затраты на эти расходные позиции могут превышать стоимость пересылки документов на бумаге.
Имеются общие преимущества у ЭДО:
- отсутствие физического места для хранения документов (кроме своего сервера или сервера оператора ЭДО);
- прослеживаемость действий с документами;
- защита от поделки подписей;
- упрощённое представление доступа к документам контролирующим органам, аудиторам и другим организациям;
- использование электронной информации с документов для дальнейшей автоматизации процессов, настройки автоматических проверок, оплат;
- ускорение процесса подписания документов (особенно при территориальной удаленности).
Не смотря на длинный список преимуществ, стоит помнить и о том, что подключение, настройка ЭДО, изменение бизнес-процессов внутри компании, могут являться довольно сложными и затратным мероприятиями, которые под силу не каждой организации.