Как научиться распределять свое время, когда его ни на что не хватает?

До обеда хочется спать, вечером уже ни на что не остается сил, ну а днем как загнанная лошадь стремишься успеть сделать все стоящие перед тобой задачи в итоге, оглядываясь назад понимаешь, как много ты упустил. Грустная картина, правда?

Как вырваться из этого порочного круга? Так не мудрено и вся жизнь пролетит и что в итоге? Как та старуха из сказки про Золотую рыбку остаться у «разбитого корыта»?

Нет, это не наш путь.

Первое с чего стоит начать -  определить то, что желаем иметь вместо уже упомянутого «разбитого корыта». Какой наилучший вариант результатов наших усилий будет для нас самым приемлемым? Что хотим получить в итоге? В этом плане современные технологии шагнули уже значительно вперед от классического СМАРТ. И я в случае необходимости смогу рассказать вам о этом очень много важных нюансов, если у вас будет такое желание.

На данном этапе мы отвечаем на вопрос: что я желаю иметь в результате этого моего периода жизни? Что будет для меня наилучшим результатом прожитого года, месяца, дня и т.п. (выбери нужное).

Когда результат почти определен важно сделать второй шаг – выяснить насколько истинной является данная цель. Задай вопросы: «Зачем мне нужен именно такой результат?», «Почему он мне необходим?», «Для чего он мне так важен?». Если ответы приходят легко и быстро, то с высокой вероятностью можно считать, что цель истинная. И чем больше таких ответов будет, тем выше уровень внутренне мотивации (побудительной силы) для реализации намеченного.

На третьем шаге мы распределяем цель на набор ключевых действий – задач. Правильное распределение задач, привязанное к линии времени и называется планированием. Здесь уместны вопросы: «Как осуществить эту цель?», «что нужно сделать для ее реализации?», «За счет чего ее можно осуществить?». Оптимальным показателем данного шага будет составленный список задач, ведущих к осуществлению данной цели.

Существенный список получился из набора желаний и способов их осуществления? На четвертом шаге сделаем с ним небольшую операцию с помощью «Бритвы Оккама». Суть этого метода: из задач следует удалить все то, что можно удалить без существенного вреда для итогового результата. В списке должны остаться только действительно необходимые задачи. Вопрос так и звучит: «Что можно убрать без вреда для результата?», «Эта задача действительно необходима для реализации цели или без нее можно обойтись?». Идеальный итог шага: задач стало меньше, а вместе с тем и меньше рутины и затрат сил, остались только действительно важные задачи.

Пятый шаг призван подружить наш список задач с линией времени. Распределите по вашему графику в ежедневнике, сначала все задачи, которые жестко привязаны к определенному времени. Например, в 10:00 у Вас назначена встреча с руководителем, в 12:00 вы участвуете в собрании, а на 14:00 у Вас запланированы переговоры с партнерами. Это важно сделать в первую очередь, чтобы избежать накладки с другими задачами, которые вы в противном случае можете записать на это время, если будет просто последовательно распределять задачи в календаре.

У нас осталось еще свободное время в графике, да не распределенных задач еще достаточно, возможно даже больше, чем времени, которое необходимо на их выполнение. Шестой шаг будет посвящён определению приоритетов. Принцип Парето говорит, о том, что только двадцать процентов задач обеспечивают восемьдесят процентов результата. И вот именно с этих наиболее значимых задач и стоит начинать свой день. Так как именно они и помогут нам экономить время и получать значительные итоги. Вопрос, который стоит задать себе6 «Какая из оставшихся задач в наибольшей степени влияет на итоговый, нужный мне результат?». Выбрав задачу переносим ее в график. И повторяем вопрос снова и снова, до тех пор, пока все задачи не будут распределены.

Седьмой шаг – это сверка факта с нашим планом. Как говорили древние французы «контр-ролле» (второй свиток), а мы это называем знакомым всем словом «Контроль». Установите оптимальный интервал сверки, оперативно корректируйте свои действия. Поощряйте за малейшие успехи. И перечитывайте ответы с шага два, в случае трудностей. Так вы найдете оптимальное распределение своих усилий.

Конечно – это базовый, простейший алгоритм. Азбука для начала овладения искусством управления личным временем. Но, главное начать, а там появятся и более специфичные вопросы, и более замысловатые ответы. Хотите?