Если вопрос только в формализации бизнес-процесса, то тут уже все давно придумано. Необходимо создать регламент процессов обмена информацией. Основная проблема при создании такого регламента - это контроль качества передаваемой информации. С управлением остальными критериями результативности и эффективности Бизнес-процесса, обычно, проблем не возникает.
Чтобы избежать конфликтов при работе по данному регламенту, необходимо привлечь все заинтересованные стороны к его созданию.
Но это поможет только в том случае если причины плохой коммуникации только системные (отсутствие правил). Если же присутствуют поведенческие проблемы (эмоциональная вовлеченность), то даже совместная разработка регламента иногда может не помочь! И потребуются дополнительные инструменты для разрешения существующих поведенческих проблем.
Полезные тренинги о менеджменте на моем канале ДЗЭН:
Перейти на zen.yandex.ru/id/623ac572e768921342016458
Конфликты пропадут, если коммуникацию будет обеспечивать один отдел на всю компанию. Я много над этим работал и еще больше думал. Другого пути нет. Особенно если компания большая и отделов много. Правила для разных отделов... Читать далее
Два пути:
- Ввести правила коммуникации и им следовать;
- Переформатировать организацию так, чтобы отделы перестали существовать.
Делаю проект "Справочник базовых навыков". Предлагаю заполнить форму по ссылке: 
Перейти на forms.gle/AUgJWTBEpNUbZPuN6