Знакомая ситуация: берем на себя множество задач и проектов, а потом понимаем, что не справляемся. Тут важно заучить, как стишок, ответ на очередной запрос: «Я подумаю, когда смогу, и напишу вам позже». Тогда вы спокойно сможете оценить свою загруженность и посмотреть в календарь. Кстати, для этого в том числе я и советую вести календарь.
Правда, вас всегда могут ожидать «сюрпризы» в процессе выполнения задачи — что-то часто идет не так. Тут главное — подумать, как вы бы усовершенствовали процесс, если бы делали это регулярно. Например, создание презентации заняло у вас больше времени, чем предполагалось. Пометьте это «на полях», а затем ответьте себе на вопрос: как я буду решать подобные задачи в будущем? За счет увеличения времени выполнения или каким-то другим способом? Я буду работать над подобными проектами на пару дней дольше или упрощу что-то в процессе?
Со временем такие рецепты накапливаются и жить становится легче. Особое внимание нужно уделять непривычным видам деятельности. Допустим, вы часто выступали офлайн, но вас напрягает переход в онлайн — с моими клиентами такое случалось. Тут важно привыкнуть, наладить процесс. Не просто ждать, когда все получится само собой, а работать по горячим следам: составлять чек-листы, выписывать выводы, делать заметки. Подробнее я рассказываю вот тут.
В теории это звучит немножко иначе.
Как успевать сделать всю работу, что берешь на себя? Делегировать полномочия и систематизировать рабочие процессы.
На практике это обычно достигается наймом толкового секретаря.