Мне помогает решать эту проблему планирование рабочего времени. На каждый день у меня есть список задач с указанием, сколько времени займет работа по каждой. Если приходит новая задача, которая не вмещается в рабочие 8 часов, то она переносится на следующий день или на тот день, где пока есть достаточно свободного времени. Дел более, чем на 8 часов, не планирую.
Если приходит срочная задача, значит, делаю ее вместо какой-то ранее запланированной. А ранее запланированную переношу на другой день.
В теории это звучит немножко иначе.
Как успевать сделать всю работу, что берешь на себя? Делегировать полномочия и систематизировать рабочие процессы.
На практике это обычно достигается наймом толкового секретаря.