Ответов на этот вопрос множество:
а. Сначала понять, прокрастинация ли это, а не обычная скука от рутины. Действительно, наш мозг на свою активность затрачивает непропорционально (по сравнению со всем телом) много ресурсов, чтобы не израсходовать запас энергии и используется этот встроенный предохранитель. Поэтому первый проверочный вопрос: "Что случится, если эта задача не будет выполнена? От слова совсем". Если ничего, то и не стоит заниматься самоедством.
б. Если задача всё-таки должна быть решенной, то определяем, можно ли её автоматизировать (поручить кому-то, написать программу, вернуть владельцу и т.д.) Лень, по одному из метких выражений, двигатель прогресса. Второй вопрос: могу ли я на этом получить дивиденды? То есть автоматизировав свои задачи, можно ли промасштабировать это решение и принести кому-то ещё разгруженное время, а себе получить творческую задачу, которая увлечет.
в. Если дело всё-таки требует ручного управления, то третий вопрос: "Как часто повторяется данное действие?" Можно ли собрать такие рутины и вставить в расписание. Ведь главная затрата энергии - не на исполнение монотонных процедур, а на переключение между задачами. Да, да, многозадачность - это миф, мы используем свое ограниченное внимание, если это не происходит на автомате (ходить по офису и жевать жвачку одновременно получается легко). То есть, если мы совершаем неприятные звонки, нельзя ли это делать, например, в среду с 9 до 11, а не каждые 15 минут, с перерывами на другие поручения?
г. Если действие разовое, то тоже есть варианты: уже набившее оскомину "есть одну лягушку по утрам", то есть брать из списка одно замедляющее вас действие и каждый день начинать с него, когда мы ещё полны сил и хорошо выспались. Так мы избежим завалов, которые закольцовывают нашу прокрастинацию. Или ищем объединения по месту, если поехали сдавать документацию - спросите у коллег, никому не нужно сделать тоже самое, сегодня помогли вы, завтра вам - принцип социального обмена.
д. Самое главное, периодически задавайте себе вопрос (лучше в конце дня или недели): какие действия у меня вызывают наибольшее сопротивление? А какие дела меня мотивируют? Хорошо, если вы это разберете со сторонним наблюдателем, не важно приятелем, руководителем или коучем. Так вы узнаете, в каком направлении находятся ваши источники энергии и затрат.
Успехов и вдохновения!