Бесплатные CRM очень ограничены или во времени или в функциях.
Лучше один раз заплатить, но получить качественный расширяемый инструмент.
Посоветую amoCRM, а помочь могут тут
Можно сделать все что нужно на Bpium.
Мощный конструктор CRM со встроенным движком автоматизации.
Позволяет собрать систему под себя и быстро интегрироваться со сторонними сервисами.