Вы должны задекларировать на таможне в момент вылета. Если летите стыковочным рейсом через другой аэропорт ЕС, как правило можно это сделать в аэропорту того города откуда вы вылетаете, если вы регистрируете багаж сразу до конечного пункта.
Если у вас кредитная карта (Visa Classic или выше, Mastercard, American express...) то есть еще более простая система, вы оплачиваете покупки уже без НДС, а сумму налога блокируют на карте, она разблокируется после того как вы выехали и задекларировали вывоз. Раньше для этого надо было отправить конверт с проштампованным бланком теперь и этого зачастую делать не нужно, так как вас автоматически идентифицируют по штрих-коду на чеке в кассе tax free