В первую очередь все чеки tax free нужно подтвердить на таможне - при прохождении паспортного контроля. Далее возможны варианты:
если вы покидаете ЕС через аэропорт, найдите кассы возврата Tax Free cash Refund (находятся в предполетной зоне)
можно воспользоваться специальными ящиками tax-free, вложив конверт с документами(не рекомендую)
по прилету домой можно обратиться в пункты возврата tax-free - их достаточно много(используйте поиск для своего города)
Для получения наличных обязательно нужно иметь при себе подтвержденный таможней tax-free чек, непосредственно чек на товар(услугу), паспорт РФ и загранпаспорт(в РФ) или только загранпаспорт(в ЕС).