Если возможность покупки топлива оптом и заправки по картам не рассматривается, то самым оптимальным решением тут может быть только установка контроля топлива (врезные датчики или через can-шину). Они позволяют отслеживать объем заправок, точный расход топлива в любой момент времени, выявлять недоливы на АЗС, сливы топлива водителями и перерасход топлива. Плюс - данные хранятся в облаке, водитель не может на них повлиять, а на отчетах сразу видны все расходы, кражи и тд. Кейсы можно посмотреть тут: https://www.monitoring-auto.ru
Поставте контроль топлива, будите знать сливают или нет, да вообщем будите знать в целом передвежения где и когда, я у них ставился если интересно https://ruglonass.ru/
Прежде всего Вам хорошо бы перейти на оптовую закупку топлива. Таким образом Вы солидно сэкономите на горючем. Для более чёткого контроля расхода топлива можно на территории парка установить Мини АЗС.