Сотрудник, участвующий в аудите, должен понимать всю значимость и последствия процесса. Для начала необходимо разработать план, составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Далее произвести сверку – что есть и как должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы.
На практике для проведения кадрового аудита своими силами необходимо:
составить план проверки;
составить список всех работников, разбить их по должностям и структурным подразделениям;
определить перечень нормативных документов, обязательных и дополнительных для данной компании;
определить перечень кадровых документов для проверки (к примеру, компания «Орион» определила для себя следующий список, подлежащих проверке: (пример 1))
Пример 1
Штатные расписания; Приказы об утверждении штатных расписаний; Приказы об изменении штатных расписаний;
Трудовые договоры; Дополнительные соглашения к трудовым договорам;
Журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;
Приказы по личному составу (прием, переводы, увольнения, поощрения, премирование и т.д.);
Журналы регистрации приказов (по личному составу, отпускам, командировкам);
Трудовые книжки; Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек;
Должностные инструкции;
Приказы о предоставлении отпуска (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком);
Графики отпусков;
Заявления сотрудников (о предоставлении отпусков, в случае отклонения от графика отпусков (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, другие заявления, заявления на увольнения);
Личные карточки работников по унифицированной Форме Т-2;
Приказы о направлении работников в командировку. Служебные задания;
Прежде всего стоит определиться с кадровыми документами и периодом, которые нужно проверить. Если вы впервые занимаетесь проверкой самостоятельно или силами ваших кадровых специалистов, воспользуйтесь следующими советами.
Что... Читать далее