Прежде всего стоит определиться с кадровыми документами и периодом, которые нужно проверить. Если вы впервые занимаетесь проверкой самостоятельно или силами ваших кадровых специалистов, воспользуйтесь следующими советами.
Что проверять?
Поскольку в кадровой службе обычно находится большой объем документов, ориентируйтесь на тип события. Например, приему на работу или привлечению к работе в выходной день соответствуют разные процедуры проверки. Конечно, основополагающий документ, на соответствие которому проверяется кадровый учет, — это Трудовой Кодекс, но чтобы облегчить работу специалистов, воспользуйтесь чек-листами Роструда, по которым можно сделать проверку того или иного события. Можно также обратиться к справочным системам (например, Гаранту или Консультанту), где будет кратко приведен порядок проверки и минимум необходимых документов.
Как проверять?
Содержательная часть документов проверяется исходя из организации процессов и специфики компании: есть ли особенности режима труда и отдыха, применяется ли суммированный учет (для каких должностей он устанавливается, как подсчитываются сверхурочные часы), внедрен ли вахтовый метод? Можно значительно снизить количество ошибок в документах, если разработать в компании:
Помните, гораздо проще предупредить ошибки, чем их исправлять.
Для экспресс-аудита лучше сосредоточиться на выборной проверке по событию. Например, проверить один прием, один перевод, одно оформление увольнения, и посмотреть, соответствуют ли они требованиям из проверочных листков Роструда, не содержатся ли в них какие-либо нарушения.
За какой период проводить проверку документов компании?
В кадровой службе нет «срока давности» документов, то есть неважно, как давно не был подписан трудовой договор или не оформлены изменения к нему в письменно виде, это все равно остается нарушениями. Если в компании большой документооборот, выберите несколько сотрудников, принятых на работу три-четыре года назад, — лучше всего, если выборка будет охватывать все категории работников (например, офисный, производственный и логистический персонал) — и посмотрите, как велись документы за период их трудовой деятельности. Основная цель аудита — поймать тренд, то есть выявить места, где систематически возникают нарушения и разобраться, с чем это связано: с нехваткой компетенции сотрудников или с неверными регламентами оформления процессов.
Что делать, если компания не уверена в компетенции внутренней кадровой службы?
Вы всегда можете пригласить независимую третью сторону для кадрового аудита, которая проверит ваши документы на соответствие трудовому законодательству и выявит слабые места в процедурах компании.
Какой срок требуется для проведения проверки кадрового учета?
Это зависит от того, какие задачи поставлены перед аудиторами. Довольно просто и быстро можно проверить наличие необходимых документов, но такая проверка не гарантирует отсутствие нарушений. Если вы хотите исправить содержательную часть, сроки будут напрямую связаны с периодом и количеством сотрудников, которые подлежат проверке.