При проведении складской инвентаризации следуют определенному порядку действий. Рассмотрим его пошагово.
Шаг первый. Разработка и утверждение графика ревизий: плановых (не реже 1 раза в год) и внеплановых (по решению руководства компании или надзорных органов). Закон № 402-ФЗ регламентирует особые случаи для внеплановых инвентаризаций:
- смена руководства;
- передача прав владения и управления организацией третьим лицам;
- смена организационной-правовой формы предприятия;
- сокращение более половины штата;
- выявление фактов хищения, порчи или незаконного использования корпоративного имущества;
- чрезвычайное происшествие или стихийное бедствие, в результате которого были уничтожены товарно-материальные ценности (ТМЦ) компании частично или полностью.
Шаг второй. Разработка и формирование необходимой документации. В перечень бумаг, регламентирующих процедуру, входят:
- Форма ИНВ-22. Приказ руководителя, включающий все этапы процедуры и их подробное описание.
- Форма ИНВ-3. Инвентаризационная опись ТМЦ в 2 экземплярах. Необходима для итогового подсчета всех единиц ТМЦ.
- Форма ИНВ-4. Акт инвентаризации ТМЦ — перечень товарных наименований, оплата которых не поступила.
- Форма ИНВ-5. Опись ТМЦ, в которой учтены все запасы предприятия. К документу прилагается список наименований ТМЦ, подлежащих оприходованию или списанию. При расхождениях с данными бухучета используют форму ИНВ-19 — для фиксации всех нестыковок.
- Форма ИНВ-6. Акт ревизии продукции, не поставленной в срок из-за проблем с транспортировкой и находящейся в процессе доставки.
Шаг третий. Назначение сроков проведения процедуры (как правило, с 1 октября по 31 декабря). Завершить ревизию необходимо до формирования годового отчета и представления его в ФНС России. За подачу документов без данных о проведенной инвентаризационной проверке руководителя или бухгалтера предприятия могут оштрафовать на 10 000 р.
Шаг четвертый. Назначение ответственных лиц и формирование комиссии.
Примечание. При выявлении хищений руководство вправе обратиться к положениям Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина России № 49 от 13.06.1995 (далее — Методические указания) и привлечь сторонних представителей и ведомства:
- независимых экспертов;
- аудиторов;
- представителей МВД России;
- сотрудников налоговой службы.
Процедуру проводят при работниках (не менее 3 человек), назначенных ответственными за складское хранение, но в состав комиссии их не включают — приказ руководителя должен содержать этот пункт.
Шаг пятый. Формирование перечня необходимого оборудования и программного обеспечения, которые будут использованы при инвентаризации:
- терминалы сбора данных;
- сканеры штрихкодов;
- электронные весы;
- погрузчики;
- принтеры (офисные — для распечатки корпоративной документации, термо- и термотрансферные — для маркировки ТМЦ);
- рабочие устройства — компьютеры, ноутбуки, серверы;
- товароучетные программы — например, конфигурации комплекса «1С».
Аппаратно-программный комплекс необходимо заранее подготовить, проверить его работоспособность и при необходимости обновить операционную систему, драйверы для всех устройств и версии используемого товароучетного софта.
Шаг шестой. Определение типа процедуры, которая необходима компании. Инвентаризация предусматривает пересчет и сверку всего имущества предприятия, в том числе и арендуемых объектов. Выделяют три типа инвентаризационных ревизий:
- частичная — проверяют только ТМЦ;
- выборочная — ревизии подвергают только конкретные позиции: товаров, оборудования, инвентаря и прочего имущества;
- плановая — полная ежегодная (предотчетная) инвентаризация.
Шаг седьмой. Непосредственное проведение мероприятия. Включает:
- Подготовку сличительных ведомостей, в которые вносят текущие данные о несоответствиях. ТМЦ, находящиеся на складе на временном хранении, учитываются в отдельной ведомости.
- Выпуск приказа о проведении инвентаризации (составляется в произвольном порядке или по форме ИНВ-22).
- Ревизию имущества предприятия. Для записи сведений используют разделы: вид товара, сорт, артикул и другие (см. п. 3.15 Методических указаний). Обязательной проверке подлежат грузы, находящиеся в пути; продукция без оплаты; ТМЦ, размещенные на территории других предприятий; материалы, переданные на переработку в сторонние организации.
- Ревизию тары. Проводится в соответствии с п. 3.26 Методических указаний.
Примечание. При нарушении регламента или сроков инвентаризации продукцию предприятия отпускают только по письменному разрешению руководства — реализуемый товар подлежит фиксации в отдельной ведомости, а его выдача производится в присутствии членов комиссии. Несколько складов компании проверяют постепенно — шаг за шагом. После завершения ревизии каждого склада, его опечатывают пломбиратором и начинают проверку следующего.
Шаг восьмой. Фиксация результатов инвентаризации. Для оформления итогов используют пакет описей по формам:
- ИНВ-3;
- ИНВ-4;
- ИНВ-6;
- ИВ-19.
При выявлении фактов недостачи формируют документы по формам:
- ДТ2 КТ1, ДТ94 КТ1 и ДТ91/2 КТ64 — без установления виновного или ответственного лица;
- ДТ73 КТ94, ДТ50 КТ73 — при установлении виновного или ответственного лица.
Для оформления излишков используется проводка по форме ДТ1 КТ91/1.
Шаг девятый. Завершение мероприятия. Включает:
- расчет расхождений в денежном эквиваленте;
- отчет о работе комиссии;
- пакет документации по итогам ревизии.
Если у вас появятся вопросы, задавайте их в нашей колонке! Мы постараемся ответить максимально подробно и понятно!