В идеале, вначале строится бумажный документооборот, затем уже идеально выстроенная схема перекладывается на программу для электронного документооборота. В любом случае, работа вначале идет на бумаге, определяются список видов всех документов, им даются внятные названия, которые понятны всем участникам документооборота. Это крайне важно, потому что в одних компаниях принято заявку от клиента называть “запрос клиента”, у других “заявка от клиента”, “заказ клиента”, “заказ покупателя” или просто “заказ”. В последнем случае, менеджеры по закупкам под словом “заказ” имеют в виду не заказ покупателя, а заказ поставщику.
Стандартизация терминологии крайне важна при организации документооборота, в дополнение все виды документов лучше “закодировать” уникальным кодом, например документ “1.1.3 Заказ поставщику” чтобы в дальнейшем однозначно понимать что имеется в виду.
Для каждого вида документа, определяются цепочки согласования и папки в котором документы хранятся. Причем для корректного определения цепочки крайне важно иметь утвержденную однозначную орг. структуру компании, т. к. папки связаны с отделами. Так же, важно правильно адресовать документ на согласование не конкретному человеку, а некой роли, например “Согласующий заявок на оплату”, в которую входит несколько человек, на случай если один человек в отпуске, за него мог согласовать замещающий сотрудник без серьезной перенастройки программы. Список всех этих ролей нужно также составить.
Права доступа играют огромную роль, плохо продуманная система прав означает, что человек не будет иметь доступа к тому, что ему необходимо, и придется опять перенастраивать систему в довольно спешном порядке. Спешность в системах такого класса недопустима, она приводит к ошибкам, когда одному человеку даем доступ, чтобы он мог решить сиюминутную задачу, потом оказывается что у него необходимо срочно этот доступ забрать, а программисты тоже люди, ошибаются, забирают доступ у другого.
В общем, спешность в системах электронного документооборота (ECM) и работа “на ходу” по инцидентам быстро приводит систему в негодность. Т. е. был бумажных хаос, внедрили электронный хаос и еще привлекли дорогостоящих специалистов, чтобы его упорядочивать.
Все должно быть продумано заранее с учетом всех нюансов вначале на бумаге (в Word). Тогда уже можно перекладывать готовую продуманную схему работы на любую систему, хоть на 1С:Документооборот, хоть на любую другую. Главное понять, сама по себе программа не решает и не наводит порядок, порядок наводят люди, иначе это просто смена бумажного хаоса на электронный? что в конечном счете дороже.
У каждого электронного аппарата должен стоять дорогой квалифицированный оператор, никакой экономии от автоматизации нет, если она сделана некачественно и нужно постоянно с помощью оператора вносить правки. Одно дело этих правок одна в месяц - это нормально, но когда перенастраивать права доступа и цепочки согласования нужно каждый день это и есть электронный хаос.