Как безболезненно внедрить СЭД?
Как это сделать?+4
Анонимный вопрос · · 807
Добрый день!
Системы электронного документооборота помогают:
- хранить сортировать и редактировать документы в одном месте
- защищать конфиденциальные данные с помощью шифрования данных и разных уровней доступа к документам для сотрудников компании
- следить за выполнением сотрудниками своих обязанностей
- согласовывать и доставлять документации — передавать документы через гораздо быстрее, чем через курьера
- быстро искать документы в электронном архиве по ключевым словам
- экономить на услугах курьеров, оргтехнике, канцелярских товарах и расходниках
- разгрузить рабочее время бухгалтерского, юридического и кадрового отделов
Как и в случае с бумажным документооборотом, отдельное положение о работе с электронными документами — это, прежде всего, понятная инструкция для сотрудников по работе в системе ЭДО.
Что прописывают в ЭДО:
- Общие положения: цели и задачи системы электронного документооборота (СЭД), на кого распространяется положение.
- Термины и определения: раздел объясняет все понятия, которые нужно знать при работе с ЭДО. Облегчает общение сотрудников компании с техподдержкой и IT-отделом.
- Ссылки на нормативные источники: в первую очередь на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Управление документами», ФЗ-№ 63, ФЗ-№ 149, ФЗ-№ 402.
- Порядок доступа к системе: раздел описывает, каким сотрудникам доступны конфиденциальные документы.
- Правила работы с документами: основная инструкция по работе с ЭДО. В разделе прописывают порядок работы с документацией: создание, внесение изменений, согласование, приём и отправка, регистрация, передача в архив, поиск в архиве, а также маршруты каждого типа документов и правила использования электронных подписей.
- Контроль исполнения документов: раздел распределяет ответственность за определёнными сотрудниками, уточняет сроки работы, правила постановки и выполнения поручений.
- Классификация документов: порядок хранения документов в СЭД, правила наименования файлов и категории электронных документов.
Приказ об ЭДО
Официально ЭДО вводят в компанию через приказ. Именно с указанной в приказе даты, система ЭДО становится обязательной для сотрудников. Кроме даты, в приказе прописывают, кто из сотрудников несёт ответственность за выполнение приказа, а также требование ознакомить с документом всех работников под подпись.
Этапы внедрения электронного документооборота
ЭДО запускают поэтапно — по очереди переводят на электронный документооборот либо разные отделы, либо разные категории документов. Проекты внедрения отличаются от компании к компании, но чаще всего включают:
Определение целей и задач — построение более эффективной системы документооборота, сокращение расходов, разгрузка отделов и так далее.
Анализ системы делопроизводства. На этом этапе оценивают:
- какие документы находятся в обороте компании сейчас
- какие регламенты делопроизводства приняла организация
- по каким маршрутам двигается документация
- порядки создания, согласования и подписания договоров
- правила регистрации входящих и исходящих документов
- порядок архивирования и уничтожения документов
- соответствие принятого порядка делопроизводства требованиям законов РФ
На основе этого определяют требования для будущего ЭДО.
Оптимизация делопроизводства. Если работа с документами на предприятии не упорядочена, прописывают необходимые регламенты.
Создание проекта автоматизации документооборота. Определяют правила работы с будущей системой ЭДО, маршруты документов, порядок согласования и направления документации.
Доработка программного обеспечения. Обычно организации покупают СЭД и, если нужно, заказывают доработку программ. Некоторые крупные фирмы заказывают оригинальные сервисы, которые разрабатывают специально для конкретного предприятия.
Внедрение документооборота. На этом этапе на компьютеры устанавливают ПО, создают пользовательские аккаунты, налаживают связь между пользователями, формируют уровни доступа, а также вводят в оборот электронную подпись и закрепляют правила её использования.
Обучение сотрудников работе в СЭД. Для этого в том числе разрабатывают инструкции и памятки с порядком работы с документами и правилами использования электронной подписи.
Проблемы внедрения системы электронного документооборота
Сопротивление со стороны персонала. Обучение новому порядку работы может вызывать сложности, особенно у старшего поколения. Рекомендуем прежде всего вводить ЭДО для молодых работников, грамотно прописывать инструкции и при необходимости устраивать кадровые перестановки.
Незаинтересованность руководства. Руководители организации, начальники подразделений и директора своим примером мотивируют работников активнее работать с ЭДО. Отсутствие заинтересованности руководящего состава ставит под угрозу внедрение электронного документооборота в организации.
Слабая структурная организованность. Характерно для компаний, которые часто перестраивают структуру организации. Новые связи между отделами выстраиваются долго, нарушенные коммуникации вызывают неразбериху в документации и маршрутах её движения.
Низкий уровень документооборота. Небольшие организации часто не имеют развитого делопроизводства. Большинство рабочих моментов решается «на словах», без оформления бумаг. С этим поможет справиться грамотно выстроенная и удобная для сотрудников система ЭДО.
Контрагенты, которые продолжают работать с бумагой. Перевод «на цифру» внутренних документов не имеет смысла, если все партнёры компании продолжают вести документооборот на бумаге. Расскажите контрагентам о преимуществах ЭДО и пригласите их через письмо от руководства компании.
25 декабря 2020 года ФНС России утвердила Концепцию электронного
документооборота в хозяйственной деятельности. И уже сейчас известно, что электронный документооборот станет обязательным для всех форм бизнеса к 2024 году.
Удачи вам.
Первый
Здравствуйте! Компания Docsvision, российский разработчик одноименной системы управления контентом и процессами, подготовила два бесплатных материала на тему внедрения СЭД:
1. Видеокурс для начинающих "Что такое СЭД и как ее... Читать далее
Документооборот — одно из направлений, которые переводятся в цифровой вид относительно безболезненно. Во всяком случае, быстрее чем многие другие направления, т.к. обычно речь идет о работе с типовыми документами, в которых... Читать далее
Чтобы внедрить СЭД в компанию необходимо следовать некоторым правилам:
1. Составить список документов, которые могут быть только в бумажном виде и которые допустимо перевести в электронный вид.
2. Изучить и описать... Читать далее
Первый
На самом деле любой новый проект не проходит гладко. 20 лет в IT, внедрила не одну систему, в любом проекте возникает определенный риск.
Для того что бы выбрать и внедрить СЭД вам необходимо определиться с требованиями. Вы... Читать далее