Функционал кадрового подразделения, как правило, предусматривает следующие основные направления его деятельности:
- Анализ укомплектованности и потребности предприятия в специалистах;
- Подготовка предложений по изменению штатного расписания;
- Поддержание в актуальном состоянии базы данных по вакансиям и высвобождаемым работникам;
- Комплектование кадрами (поиск, подбор и отбор персонала);
- Организация обучения, повышения квалификации и переподготовки кадров;
- Подготовка документов для оценки (аттестации) персонала;
- Оформление приема, перемещения, увольнения сотрудников;
- Проведение адаптации персонала;
- Ведение кадрового учета и кадрового делопроизводства;
- Обеспечение сохранности персональных данных работников предприятия;
- Организация хранения, заполнение и учет трудовых книжек работников;
- Составление графика отпусков, контроль за его соблюдением;
- Ведение воинского учета;
- Сбор необходимой информации для награждения работников;
- Изучение движения кадров, причин текучести кадров, реализация мероприятий по ее устранению;
- Внедрение программ социальной поддержки работников;
- Проведение мероприятий по укреплению трудовой дисциплины и соблюдению правил внутреннего трудового распорядка;
- Взаимодействие с другими подразделениями, государственными органами, сторонними организациями.
Грубое нарушение или некачественное исполнение некоторых функциональных обязанностей кадрового подразделения могут привести к значительным материальным или финансовым потерям предприятия.
Например: массовый брак при недостаточной фактической квалификации работника или при грубом нарушении им технологической дисциплины; длительные простои, срывы плановых заданий из-за нарушения работником трудовой дисциплины; грубые нарушения правил техники безопасности, вывод из строя оборудования, дорогостоящей оснастки по причине употребления спиртного или наркотиков на рабочем месте; штрафные санкции надзорных инстанций из-за нарушения работником правил пожарной, экологической безопасности и других нарушений законодательства; массовые социальные протесты и увольнения работников, особенно высококвалифицированных и другие виды ущерба.
Перечисленные и некоторые другие функциональные обязанности кадрового подразделения, содержащие высокие уровни рисков значительного материального или морального ущерба предприятию, относятся к рискам безопасности предприятия и, соответственно, составляют важную часть кадровой работы, называемой кадровой безопасностью.
Персональную ответственность за качество управления всеми кадровыми рисками предприятия несет руководитель кадрового подразделения.
Вместе с тем, при распределении (перераспределении) основных внутренних компетенций предприятия среди его подразделений вопросы управления рисками кадровой безопасности (и других рисков безопасности предприятия) могут быть включены в функционал и персональную ответственность риск-менеджера или подразделения безопасности предприятия (при их наличии).