Краткий ответ там же, где ведете учет контрагентов.
Напрмер, в 1с документообороте завести можно такой тип документа и отслеживать там. Всегда можно посмотреть, что подписано и списком выгрузить и с какого до какого действует.
Можно просто в екселе. Все зависит от размаха)))