Хотим организовать электронный архив документов. Как представлять документы по требованию в этом случае?
ЮриспруденцияДокументы+2
Анонимный вопрос · · 803
Лучший
Если вы сейчас ведете бумажный архив, то представляете процедуру от и до. При запросе вы обычно предоставляете копии документов, выписки или справки. И намного реже это бывают оригиналы документов, которые хранятся в деле.
В случае с системой, где организуется электронных архив, примерно так же. Вы можете делать выписки и справки. Разница в том, что источником данных здесь становятся не бумаги, а электронные документы. Очевидный плюс – формировать справки в электронном архиве гораздо удобнее и быстрее.
Если нужно предоставить сам электронный документ кому-то из вашей компании, то вы можете выдать доступ к нему, ограничив права пользователя просмотром.
Если же запрос пришёл от кого-то за пределами вашей компании, то есть два варианта:
- распечатать бумажную копию электронного документа, а после этого заверить её работником архива;
- выгрузить из архивной системы контейнер электронного документа и передать его в удобном виде – на физическом носителе (например, флешке) или отправить по email. Можно, конечно, выгрузить только документ, но тогда у получателя не будет информации об отсоединенной электронной подписи.
Первый
Все будет примерно так же как и раньше. Вы можете делать выписки и справки. Разница в том, что источником данных здесь становятся не бумаги, а электронные документы. К тому же, вы можете обратиться к специалистам infologistics... Читать далее