Апостиль - это специальный штамп, проставляемый на официальных документах, предназначенных для действия за границей в соответствии с образцом, прилагаемым к Гаагской конвенции от 05.10.1961 г., отменившей требование легализации иностранных официальных документов (далее - Конвенция). Согласно ст. 5 Конвенции апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.
Иными словами, проверка подписи должностного лица и его печати возлагается не на зарубежный орган в стране - получателе документа, которому по объективным причинам это сделать будет достаточно сложно, а на орган страны происхождения документа. По результатам этой проверки на документ в стране происхождения проставляется штамп - апостиль, форма которого является универсальной для всех стран - участниц Конвенции, а потому легко распознаваемой в любом государстве. После этого орган страны - адресата документа проверяет только наличие апостиля.
Апостилирование официального документа не требуется, если законы, правила или обычаи, действующие в государстве, в котором представлен документ, либо договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами отменяют или упрощают данную процедуру или освобождают документ от легализации (ч. 2 ст. 3 Конвенции).
Например, ст. 13 Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанную в г. Минске 22 января 1993 г. предусмотрено, что документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях других Договаривающихся Сторон без какого-либо специального удостоверения.