Прежде всего, нужно подготовиться, т.е. четко представить себе, что вы собираетесь искать и в каких документах.
Если речь идет об исследовании своей родословной, то нужно перед тем, как прийти в архив, знать ответы на следующие вопросы:
Что я ищу - например, запись о рождении моего прадеда
В каких документах я ищу - в метрических книгах села, к приходу которого относилась его деревня.
Ответ на первый вопрос определяется первыми шагами в исследовании - опросом родственников и изучением семейного архива. По сути, у вас должно быть "досье" на родственника, отвечающее на три ключевых вопроса: кто, когда и где. Например, я знаю, что моего прадеда звали Воробьев Григорий Савельевич, он родился в 1903 г. в деревне Раевка Тульской области. И когда я начинал поиски по этой линии, я начал работу именно с поиска записи о его рождении.
Ответ на второй вопрос сложнее и требует подготовки. Чем больше вы сделаете заранее, тем эффективнее вы проведете время в самом архиве: вы сможете сразу заказать документы вместо консультаций с сотрудниками архива, после которых может выясниться, что вы вообще обратились не в тот архива.
Итак, что нужно сделать:
Если вы изучаете метрические книги, определить приход, в котором будут записи по вашим предкам. Сделать это можно с помощью справочников населенных пунктов и приходов. Это зачастую весьма непростая задача, в двух словах это описать сложно.
Почитать рекомендации о работе в этом архиве, прежде всего, соответствующие темы на форуме ВГД
Найти список фондов архива и определить, какой фонд вам нужен. Метрические книги обычно находятся в фондах духовных консисторий или в коллекциях метрических книг.
Проверить, не доступны ли описи архива онлайн - в таком случае вы сможете сэкономить себе время: уточнить, есть ли нужные дела в архиве, узнать их шифры, чтобы сразу сделать заказ (иногда это возможно заранее по электронной почте - позвоните в архив и уточните).
Также рекомендую проверить, не доступны ли документы архива онлайн: многие архивы выкладывают материалы в электронных читальных залах у себя на сайтах (например, в Санкт-Петербурге, Москве, Костромской, Вологодской областаях), какие-то материалы также есть на сайте familysearch.org (недоступен из России).
Дальше нужно посмотреть сайт архива и позвонить в читальный зал. Это нужно, чтобы уточнить часы и особенности его работы (например, можно ли пользоваться ноутбуком). Кроме того, из-за пандемии COVID-19 возможны ограничения по работе в архивах: работа по предварительной записи ограниченное количество часов и т.д.
При первом посещении архива надо записаться и оформить пропуск. Как правило, для этого нужно заполнить анкету, иногда нужна фотография. В анкете указывается тема исследования (советуем формулировать ее более широко — "История крестьянских семей Тверской губернии по документам XVIII — начала XX веков" — либо просто писать "генеалогия", "история семьи"). После оформления можно будет изучить описи тех фондов, в которых хранятся нужные вам документы, и сделать заказ дел в читальный зал. Иногда дела приносят спустя несколько часов, но чаще всего вы заказываете их на следующий день или через несколько дней.
В следующий визит вам выдадут архивные дела. Обязательно заполните лист использования каждого дела, а в своих записях запишите архивные шифры дел, которые вы смотрели, даже если вы там ничего не нашли - в будущем вы будете точно знать, что уже смотрели это дело.
Уточните у сотрудников читального зала, как возможно копирование документов: возможно ли это сделать самостоятельно, платно это или нет, как нужно оформлять заказ, как проводится это копирование и т.д. Как правило, просто взять и сфотографировать найденную запись на телефон - это нарушение архивных правил.
Будьте деликатны с сотрудниками архива: если они увидят, что вы компетентный исследователь, который знает, что ему нужно, они с удовольствием вам помогут и подскажут неочевидные ходы (например, подскажут, метрики какой церкви смотреть). Если же им будет понятно, что вы плохо подготовились и вообще не представляете, что собираетесь делать (например, что вам нужно было обращаться в ЗАГС или архив другого региона) либо вы будете нарушать архивные правила и идти на конфликт, ничего хорошего вы этим не добьетесь.
Желаю успехов в ваших архивных изысканиях и готов описать какие-то моменты по работе в архиве более подробно.