Если у Вас клиентов еще не много. 40-50 человек в месяц, то просто нарисуйте табличку в блакноте или в exel и вписывайте туда.
Если больше, то можете поставить себе CRM.
Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM, CRM-система, сокращение от англ. Customer Relationship Management) — прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками (клиентами), в частности для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процессов и последующего анализа результатов.
Если хотите внедрить, то на https://gruzdevv.ru/ много обзоров разных CRM.
Здравствуйте! Рекомендуем рассмотреть CRM-систему "Простой бизнес". Мы разработали специальное отраслевое решение для фитнес-клубов. Ознакомиться подробнее можно на нашем сайте: https://www.prostoy.ru/crm-dlya-fitnesa