Как безболезненно внедрить СЭД?

Чтобы внедрить СЭД в компанию необходимо следовать некоторым правилам:

1.       Составить список документов, которые могут быть только в бумажном виде и которые допустимо перевести в электронный вид.

2.       Изучить и описать бизнес-процессы, следить за внутренним и внешним документопотоком.

3.       Проанализировать порядок создания, согласования, утверждения и порядок обработки документов в компании.

4.       Отметить, где наблюдаются проблемы в делопроизводстве.

5.       На основе анализа определить, какие бизнес-процессы оптимизировать, а какие проблемы решить с помощью внедрения электронного документооборота в компанию.

6.       Внедрить в организацию ЭЦП.

7.       Выбрать оператора, который обладает функциями, необходимыми для вашей работы.

8.       Перевести контрагентов на ЭДО.

9.       Тестирование системы, подготовка к внедрению.

10.   Официальный запуск системы.

Перед тем, как внедрить электронный документооборот в компанию необходимо учитывать масштаб организации, ее структуру, специфику деятельности, подходят ли они для внедрения ЭДО.

Нет особого смысла внедрять ЭДО только в некоторых случаях: если в компании менее 10 человек, есть работники «старой закалки», им будет сложно адаптироваться с новой системой, отсутствие договоренностей о переходе на ЭДО с большинством контрагентов.