Добрый день.
Можно ли доверить свою бухгалтерию аутсорсеру? Как выбрать надежного партнера в этой области? Какие критерии важны?
Полина Муртазина, эксперт школы бизнеса "Я - предприниматель", основатель и руководитель Международной Школы Бухгалтерского Бизнеса, автор первого профессионального стандарта бухгалтерского аутсорсинга квалификации Professional Accounting Outsourcer, аккредитованного британской ассоциацией профессиональной бизнес-элиты IAPBE, подробно отвечает на этот вопрос.
Для большинства предпринимателей проще написать несколько бизнес-планов, открыть пару успешных проектов, чем погрузиться в рутину бухгалтерии, налогов и кадровой политики. Обязан ли собственник бизнеса разбираться в бухгалтерии от и до? Основы знать необходимо, ведь в первую очередь, это ваша финансовая и налоговая безопасность. При этом само ведение учета, сдачу отчетности и остальные непрофильные для вашего бизнеса функции, отнимающие время и ресурсы, можно делегировать в надежные руки партнера - аутсорсера.
Возникает вопрос - как же из множества предложений на рынке бухгалтерских услуг выбрать того самого - «надежного аутсорсера»? По каким параметрам оценивать профессионализм и уровень сервиса?
Как основатель Международной Школы Бухгалтерского Бизнеса, которая обучает профессиональной системе управления в нише бухгалтерского аутсорсинга и выпускает на рынок сертифицированных аутсорсеров, расскажу об основных критериях оценки.
Начну с того, что развею стойкий миф предпринимательской среды о том, что аутсорсинг это супер-дёшево. Качественный аутсорсинг не может стоить 1000 рублей за «все включено». Ведь заключая договор с бухаутсорсером, вы получаете не одного специалиста, а целый штат грамотных экспертов, которые компетентны по разным вопросам: кадры, налоги, программы, аналитика. При этом, снижение издержек и повышение эффективности вам обеспечено — бесперебойное сопровождение вашей компании, без больничных, отпусков, текучки кадров и прочих «прелестей» найма, экономия существенных сумм на уплате зарплатных налогов, организации рабочих мест, программного обеспечения, повышения квалификации и прочих косвенных расходов, помимо основной зарплаты штатного бухгалтера.
Пакетное предложение
Теперь переходим к основным критериям при выборе аутсорсера:
● перед тем как озвучить цену на обслуживание, профессионал предложит провести консультацию или аудит, по итогам которого разложит на молекулы здоровье вашей бухгалтерии и расскажет, как сможет изменить ситуацию;
● аутсорсер, учитывающий интересы клиента, всегда озвучивает несколько вариантов пакетов на обслуживание, которые подбираются после аудита, ваша задача просто выбрать оптимальный.
Как узнать профессионала
После стоимости и аудита переходим к профессионализму, стандартам и ответственности. Сегодня рынок предъявляет высокие требования к бухаутсорсерам и профессиональные стандарты прочно входят в данную нишу. Именно разработкой профессиональных стандартов, обучением, сертификацией предпринимателей в нише бухаутсорсинга и занимается мой проект.
Уже этой осенью на рынке появится первая волна аутсорсеров, у которых на руках будут дипломы международного образца, подтверждающие, что перед вами профессионал, разбирающийся в основах бизнеса и предоставляющий высокий уровень и качество услуг. Не стесняйтесь и запросите у своего потенциального партнёра дипломы, сертификаты об обучении. Собственники передовых компаний постоянно обучаются, повышают квалификацию свою и своей команды.
Нужен ли договор
Переходим к двум важным аспектам: зона ответственности и договор о сотрудничестве. Крупные предприниматели в нише бухгалтерского аутсорсинга не только прописывают в договоре, что несут ответственность в размере начисленных штрафов, пеней, если те были наложены по их вине, но еще и страхуют свою ответственность и имеют соответствующий полис. Все эти нюансы должны быть прописаны в договоре и предоставлены вам на рассмотрение.
Здесь необходимо обратить внимание на следующие пункты:
● предмет договора — вы можете передавать ведение бухгалтерии как полностью, так и частично, все это должно быть прописано;
● ответственность сторон — четко прописана зона ответственности как заказчика, так исполнителя, обратите внимание на пункт о сроках предоставления документации, так как при их нарушении отчетность получится не с теми цифрами, которые вы хотите. Но опытные исполнители обычно заранее составляют реестр необходимых документов и отправляют на указанные в договоре почтовые адреса ответственных лиц;
● приложения к договору — перечень услуг тарифа, прайс на дополнительные услуги, регламент взаимодействия, чтобы не возникало спорных моментов.
Безусловно, грамотные аутсорсеры в процессе работы выстраивают взаимодействие таким образом, чтобы избежать ошибок и максимально снизить налоги, но они не провидцы. Т.е если вы предоставили документы на продажу 10 единиц товара, а реализовали 100, а отчет уже был сдан — это ваша зона ответственности. Именно поэтому я делаю акцент, что искать необходимо не исполнителя, а партнера, который максимально нивелирует ваши риски и покажет, как один документ, который забыли передать может увеличить налоги. Обычный исполнитель делает ровно ту часть работы, по которую ему передали и точка.
Автоматизация
Напоследок оставила тему автоматизации и электронного документооборота.
У прокачанных профи бизнес-процессы автоматизированы, поэтому вы сможете воспользоваться самыми лучшими программами и их функционалом, которые облегчат документооборот, обмен информацией, контроль за ведением бухгалтерии. Это огромный бонус, который вы получаете к высокому качеству и заинтересованности от вашего партнера
Если вы до сих пор пытаетесь понять вашего бухгалтера, гуглите сложные термины и слова после разговора с ним, получаете письма и требования из ФНС, понимаете, что платите высокие налоги, а ваша программа ведения бухгалтерии, не закрывает потребностей бизнеса и давно устарела, то советую задуматься о поиске грамотного партнера, который возьмет часть забот на себя и предоставит вам свои мощности: кадры, программы, знания, кейсы, опыт. Теперь вы точно знаете, как выбрать аутсорсера, который будет заинтересован в развитии вашего бизнеса и в финансовой безопасности.
Еще больше полезных материалов для предпринимателей читайте на канале школы бизнеса в ЯндексДзен https://zen.yandex.ru/sovcom_pro