Что такое PMO (Руководство по управлению проектами)?
По мере развития компании менеджеры все меньше и меньше способны самостоятельно контролировать проекты.
Корпоративная команда может работать усердно и увлеченно, но без преднамеренного руководства гарантирующего успех проектов, весь офис рискует погрузиться в хаос.
Недаром только 1/5 компаний заявляют, что они «в целом» успешно реализуют свои проекты.
На самом деле не так уж много нужно, чтобы процессы вышли из-под контроля.
Офис управления проектами (PMO - Project Management Office) может помочь вам отслеживать несколько проектов, не нагружая персонал. Это может стать основой для лучшей культуры управления проектами.
Что такое PMO?
PMO — это аббревиатура управления проектами офиса (Project management office). Это офис или отдел, отвечающий за контроль и управление проектами в вашей компании.
Он может планировать проекты и управлять ими напрямую (часто называется исполнительным PMO) или работать на более высоком уровне, предоставляя KPI (ключевые показатели эффективности) и стандартизируя методы управления проектами в рамках всей организации.
PMO может помочь снизить нагрузку на руководителей и обеспечить долгосрочный успех более крупномасштабных проектов.
PMO наиболее актуальны для компаний, которые управляют несколькими приоритетными проектами одновременно.
Каковы роли PMO?
По данным Института управления проектами, наиболее распространенной функцией PMO является определение и контроль ключевых показателей эффективности проекта.
Но роль PMO также распространяется на стандартизацию методологий управления проектами, управление ходом проекта, обучение и назначение руководителей проектов, развитие бизнеса, управление распределением ресурсов и управление портфелем.
Рассмотрим подробнее каждую из этих целей.
- Определить KPI управления проектами
Один из способов, с помощью которого PMO может повысить показатель успешности проекта, заключается в определении и мониторинге ключевых показателей эффективности и контрольных точек проекта.
Базовые KPI часто состоят из сравнения фактического хода выполнения проекта с запланированным графиком. Вот некоторые примеры:
— Скорость выполнения в срок
— Запланированные часы по сравнению с затраченным временем
— Изменение бюджета
— Количество ошибок
— Вехи были завершены вовремя
— Внедрение стандартизации
Другая роль Офиса управления проектами заключается в стандартизации методологий, структур и инструментов, используемых во всей компании.
Этот тип стандартизации облегчает сотрудничество между командами и упрощает управление ресурсами для всех сотрудников.
Стандарты управления проектами также облегчают переходы между проектами и командами. Если вся ваша организация использует одни и те же инструменты, процессы и рабочие процессы, людям будет намного проще адаптироваться к новым командам.
- Контролировать обучение и назначать менеджеров проектов
Руководитель PMO будет обучать и назначать менеджеров проектов для управления проектами в рамках всей организации.
Наличие единого источника обучения управлению проектами помогает гарантировать, что все команды используют стандартные методы и инструменты. Это также обеспечивает связь между проектными группами и центральным PMO.
- Доведение бизнеса до зрелости
Основная цель внедрения PMO — повысить зрелость управления проектами в вашей компании.
Стандартизируя инструменты, устанавливая ключевые показатели эффективности и проводя обучение, PMO может оптимизировать все ваши бизнес-процессы. И это действительно будет иметь значение для производительности вашей организации.
Организации с более зрелыми процессами управления проектами имеют на 20 % больше шансов достичь целей проекта и уложиться в бюджет.
- Управление распределением ресурсов
Небольшим командам иногда сложно координировать и управлять такими ресурсами, как деньги, соавторы, сайты и т.д.
Офис, который понимает статус всех проектов, может каждый раз делать правильный управленческий выбор. Распределяя ресурсы там, где они нужны больше всего, вы можете повысить производительность проекта, не превышая бюджета.
- Управление портфелями
Некоторые PMO отвечают за управление портфелем проектов или даже целыми дочерними компаниями. Это может быть PPMO (офис управления портфелем проектов). Например, PPMO азиатской дочерней компании может отвечать за общую эффективность бизнеса в Азии, а не только за несколько проектов.
________________________________
Если вы хотите, чтобы PMO вашей компании был эффективным, недостаточно нанять правильных людей. Вам также необходимо использовать в работе правильные инструменты, чтобы обеспечить внедрение новых лучших практик в организации.
Примечание. Даже без специального PMO эти инструменты могут помочь вашим командам стандартизировать свои подходы и лучше координировать свои усилия для повышения общей производительности.
Документация проекта
Централизованная доска проектной документации поможет вам управлять всеми документами и ресурсами проекта в одном месте. Вы можете легко отслеживать файлы, владельцев задач, ход выполнения, статус утверждения и многое другое.
Простой акт поощрения людей к обновлению их собственных статусов повышает их ответственность и поддерживает согласованность всей команды.
Дорожная карта проекта
Следующая часть головоломки — создать дорожную карту для каждого крупного проекта компании.
Дорожные карты позволяют команде сосредоточиться на общих бизнес-целях. Начав работать над конкретной проблемой.
Но это не всегда то, что лучше всего работает для команды, компании, заинтересованных сторон или клиентов. Дорожная карта помогает командам двигаться вперед.
Конечно, дорожная карта не обязательно должна быть абсолютно жесткой. Документ должен адаптироваться к изменяющимся рынкам, потребностям клиентов и бизнес-целям.
Вот почему важно поддерживать цифровую дорожную карту, к которой ваши команды могут получить доступ и редактировать в любое время.
Общие планы проекта
Успешная дорожная карта строится на комплексных и эффективных планах проекта. Лучший формат для этих планов будет зависеть от общей методологии и рабочего процесса каждой проектной группы.
Например, творческой группе, работающей над созданием нового пользовательского интерфейса, потребуется другой рабочий процесс, чем команде разработчиков, специализирующейся на исправлении ошибок.
Управление ресурсами
Эффективное управление ресурсами необходимо для отслеживания и контроля всех ресурсов вашей компании, от оборудования до рабочего времени каждого сотрудника.
Ваш бизнес не может позволить себе тратить ресурсы впустую, и решения часто оказываются сильнее, когда имеет место настоящее сотрудничество. Решение: общая система управления ресурсами.
Функциональность или отставание продукта
Если ваша команда использует Scrum-фреймворк или аналогичный фреймворк для внедрения Agile, вам необходимо постоянно развивать и расставлять приоритеты в бэклоге продукта.
Создайте таблицу для своего потенциального бэклога функций (пользовательских историй в Scrum), чтобы спланировать наиболее эффективные спринты.
Отчеты и информационные панели KPI в режиме реального времени
Как узнать, работают ли инструменты PMO? Вы захотите увидеть улучшение ключевых результатов или отслеживать ключевые показатели эффективности для своих различных проектов. Если производительность в целом улучшится, значит, вы на правильном пути.
Для отдела продаж и маркетинга, ориентированного на новый рынок, ключевыми показателями эффективности будут лиды и продажи. Что касается ключевых показателей эффективности разработки, они могут включать уровень вовлеченности клиентов и уровень удовлетворенности.
Заложите основу для эффективного PMO
Без правильных инструментов PMO окажет минимальное влияние на остальную часть вашего бизнеса. Вот почему важно, предварительно проработать Проектную документацию с целью подбора и внедрения всех необходимых инструментов.
Управление проектами+4