Есть замечательный сервис - Trello. Это бесплатная доска задач, где вы можете создать ваше рабочее пространство, сделать там разбиение по этапам задач, пригласить других людей для совместного мониторинга. И самое главное - интеграция в гугл календарь и задачи со сроком выполнения.
Это отличное решение для тех, кто не хочет тратиться на CRM-систему, но необходимо контролировать этапы выполнения задач.