Нужна программа на основе календаря с заметками для всех. К примеру, в фирме работает 3 отдела. Каждому присваивается цвет - чёрный, красный, синий. Человек, решивший сделать важную заметку для фирмы, размещает её, все отделы это видят. К примеру, чёрный отдел это закупки. Он решает пригнать 5 тонн риса 25 числа, заходит в календарь, а там на 25 число много других дел, к примеру, красные в этот день делают большую отгрузку. Отделы в разных местах, нужно онлайн. Есть такое вообще? Или подобие.
Судя по описанию проблемы, Вам идеально подойдет Хаос-контроль.
Хаос-контроль — приложение-органайзер для личных целей и задач с возможностью контролировать их достижение. Есть поддержка командной работы.
Программа доступна для Windows, macOS, Android и iOS. Но есть возможность синхронизировать данные между устройствами.
Тут можно почитать обзор.