Смета расходов на проведение мероприятия

Для оценки сметы на мероприятие, сначала необходимо определиться какие будут форматы мероприятия.

Возможные расходы, вне зависимости от формата мероприятия:

• трансфер до места проведения;
• брендирование площадки.

Формат мероприятия «Банкет», в зависимости от бюджета – можно вычеркивать:

• аренда ресторана/зала/беседки;
• еда по меню, как правило, сеты стоят дешевле;
• алкоголь по меню или свое спиртное (не все площадки разрешают, где разрешают – могут запросить пробковый сбор);
• ведущий банкета + шуточные подарки на конкурсы;
• аренда звукового оборудования + DJ;
• аренда светового оборудования + художник по свету;
• артисты, огромный выбор: танцевальные группы, музыкальные коллективы, фокусники, шаржисты, огненное шоу, шоу мыльных пузырей, эротические шоу-баллеты, комики, двойники и т.д.
• фотограф;
• видео-оператор;
• декорирование площадки: декорации, флористика, драпировка, свечи;
• девушки хостес на входе;
• press-wall на фотозону + оперативная печать фото;
• аттракцион «танцующие головы»;
• пирамида из бокалов на аперитив;
• … дальше можно продолжать бесконечно.

Формат мероприятия «Конференция»:

• аренда конференц-зала;
• аренда звукового оборудования;
• аренда проектора/плазмы/видео-стены/светодиодного экрана;
• аренда ноутбука;
• разработка дизайна презентации/видео;
• изготовление беджей для участников;
• хостес для раздачи беджей;
• сувенирная продукция;
• «кофе-паузы»: чай, кофе, вода, соки, канапе, печенье, бутерброды;
• обед в середине дня;
• переводчики и оборудование для синхронного перевода;
• таблички навигации по площадке;
• допечатать визитки для персонала;
• возможно, промо-сайт конференции для участников;
• фотограф;
• при многодневной конференции, проживание в гостинице/отеле, а также ужины и завтраки.

На мой взгляд, если мероприятие небольшое и для «своих», его легко реализовать собственными силами. Если мероприятие для партнеров/дистрибуторов, где нужно держать "высокую планку" уровня – лучше доверить это профи.

Удачи в проведении вашего мероприятия!