Добрый день!
Объяснительная - это документ, который разъясняет произошедшую ситуацию. В идеале написать так, как обстояли дела на самом деле.
Здесь прикладываю ссылку на примеры разных объяснительных, выбирайте и смотрите, как писали ее : https://ajdocs.ru/asksitem/653/0