Как обеспечить конфиденциальность электронного документа?
В документе содержится коммерческая тайна. При этом оригинал создан и подписан в электронном виде. Что нужно сделать, чтобы коммерческая тайна не стала доступна тем, кому знать её нельзя?
БезопасностьКонфиденциальность+2
Анонимный вопрос · · 265
Лучший
Во-первых, лица, которые работают с документом, должны понимать, что он имеет гриф секретности. Здесь разницы с бумажным документооборотом нет. Гриф секретности «Коммерческая тайна» допускается указывать в верхней части электронного документа. Там же указывается компания-обладатель тайны – полное наименование юридического лица и его местонахождение. Если документ создается в ИП, то указывается ФИО предпринимателя и место его жительства. Подробнее можно прочитать в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Во-вторых, придётся соблюсти требования законодательства, а именно провести организационные мероприятия, которые прописаны в ФЗ-98 «О коммерческой тайне». Без них режим конфиденциальности данных не будет считаться юридически значимым и рассмотрен в качестве доказательства в суде.
Итак, что нужно сделать:
• прописать перечень конфиденциальной информации и включить в него ваш электронный документ;
• зафиксировать порядок доступа к конфиденциальной информации в компании;
• начать учёт сотрудников, которые работают с вашим конфиденциальным документом и другими данными, которые вы бы ограничить в широком доступе;
• оформить соглашение о режиме коммерческой тайны. Его должны подписать все лица, кто будет иметь доступ к секретным данным.
Есть ещё один случай – когда электронный документ, представляющий собой коммерческую тайну, может быть создан и подписан не в человекочитаемом формате. Например, в .XML. Как обеспечить конфиденциальность в этом случае, рассказал автор ECM-Journal.