По хорошему нужно, чтобы в компании были специальные документы для новичков, их можно размещать на корп.портале или просто рассылать по почте word'овым файлом. По сути это как раньше выдавали инструкции под роспись "ознакомлен", но только в современном виде.
Сейчас модная тема это чатботы - можно сделать бота с часто задаваемыми вопросами, который будет вести человека в процессе адаптации.
Ищите по слову onboarding, сейчас этим многие занимаются, например https://ru.systemz.io/chat-bot/