Роли - это способ решить проблему адресации.
Можно адресовать задачу или документ конкретному пользователю - Ивановой И. И. ,но такое внедрение документооборота допустимо только при крепостном праве, когда вы точно знаете, что Иванова И. И. будет работать у вас ближайшие 30 лет и у неё завидное здоровье:)
Программы внедряются на сроки во многом превышающие среднюю продолжительность работы человека в компании. Заточив все процессы на конкретных фамилиях, при каждом увольнении или невыходе ответственного на работу задача повисает. Приходится привлекать технического специалиста, чтобы он перенастроил процесс.
Представляете себе крупное предприятие в несколько тысяч сотрудников? Это сколько нужно технических специалистов по документообороту что править все маршруты документов. И при правке они тоже люди, тоже косячат. Это не автоматизация получается, а создание рабочих мест - тоже благородное занятие конечно.)
Роль - это абстрактный ответственный за документ. Например роль: «Согласующие договоров аренды», в неё входит основной согласующий и заменяющие в его отсутствие. Таким образом, при описании маршрута согласования документов мы не используем конкретные ФИО участников, а используем роли. В случае отсутствия одного из согласующих документ предлагается согласовать другому участнику роли. Естественно, это все нужно приказами по предприятию обыграть, чтобы все знали какую роль они в документообороте выполняют. Получается технического специалиста, который перенастраивает цепочку согласования можно не привлекать, нужно только предусмотреть ситуации когда все участники роли недоступны и действия при наступлении такой ситуации.