Многозадачность – это способность качественно выполнять несколько дел одновременно, периодически переключаясь с одной задачи на другую. Такое умение считается одним из ключевых софт-скиллов сотрудника. И это не удивительно: например, специалисту по маркетингу для
достижения KPI необходимо выполнять массу задач и вписываться в жесткие дедлайны.
На первый взгляд, ничего сложного в многозадачности нет: просто берешь и делаешь все и сразу. Тем не менее, вместо ожидаемого повышения результативности труда можно на выходе получить снижение продуктивности. Почему так может произойти?
Если сотрудник начнет все дела сразу, есть вероятность, что все они или хотя бы их часть останутся незавершенными. Результатом будут зря потраченные ресурсы и существенно сниженная мотивация к продолжению работы, поскольку в ней далеко до финала. Это может вызвать сильный стресс у неподготовленного исполнителя.
Людям, желающим освоить навык многозадачности, хотелось бы дать несколько советов:
- Планируйте загрузку наперед. Пусть в вашем календаре будут расписаны задачи не только на следующий день, но и на неделю, а то и месяц. Есть опасность запланировать слишком большой объем работ и потом страдать от прокрастинации, поскольку список дел покажется невыполнимым. Поэтому нужен взвешенный подход для реальной оценки своих сил. Глобальные задачи важно разбивать на промежуточные, выполнимые в 1-2 этапа.
- Приоритизируйте дела. Определите важность задач в вашем плане. Разделите их на 4 категории: важное и срочное, важное и несрочное, срочное и неважное, несрочное и неважное. Затем просто выполняйте первоочередное с утра. Если останутся дела в категории “несрочное и неважное”, то их легко можно перенести на следующий период, а то и вычеркнуть из плана без ущерба для общей эффективности. С большой вероятностью принцип Парето сработает и 20% выполненных дел дадут 80% результата.
- Попробуйте метод помидора. Эта техника помогает сознательно концентрироваться на задаче в определенный отрезок времени. Популярное решение – 25 минут уделить одной задаче, а следующие 3-5 минут позволить себе отвлекаться на почту, звонки и даже соцсети. Такое переключение помогает мозгу отдыхать и работать дальше результативно. Чтобы пользоваться этим методом, можно установить расширение Focus To-Do: Pomodoro Timer. Больше полезных расширений для Chrome можно подсмотреть здесь.
- Уберите отвлекающие факторы. Хотите сосредоточиться на деле – минимизируйте влияние тех вещей, которые могут отвлечь ваше внимание. Избегайте того, что пожирает время: скроллинга ленты новостей, заглядывания в почтовый ящик, ожидания ответов на сообщения.
- Разводите по времени не сильно отличающиеся друг от друга дела. Иначе потеряете концентрацию и у вас повысится доля ошибок. Это связано с особенностями мозга: ему необходимо улавливать отличия или все будет воспринято как одна задача.
- Слушайте музыку. Удивительно, но негромкая мелодия во время работы способствует концентрации, а не выступает отвлекающим фактором.
- Отмечайте прогресс. Например, то, что уже не потребует вашего внимания, перенесите в раздел “готово” в своем планировщике. Фиксация результата позволяет увидеть, сколько было сделано и насколько ближе стал финиш.
- Пользуйтесь сервисами для планирования времени. Они помогают повысить личную эффективность. Применяйте напоминалки, чтобы дедлайн не наступил неожиданно.
- Выполняйте задачи последовательно. Это означает, что способностью работать в многозадачном режиме стоит пользоваться только при крайней необходимости, поскольку для мозга это очень ресурсозатратный процесс.
- Отдыхайте качественно. Производительность человека зависит от разнообразности и качества досуга. Поэтому лучше предпочитать выходным на диване поездку на природу или встречу с друзьями: получив новые эмоции и сменив картинку, вы отдохнете лучше.