Ответ на первую часть вопроса: документов, подтверждающих наличие научных публикаций студентов/магистрантов, аспирантов, обычно не делают (кроме как сами статьи, монографии). В то же время в определенных ситуациях (к примеру, соискателю нужно обосновать активную научную деятельность) требуется подтверждающий документ. Есть ряд других обстоятельств/ситуаций, при которых также может понадобиться такая справка/сертификат. Например, работа (чаще всего научная статья) принята в печать, но еще не вышла по причине периодичности издания (например, журнал выходит раз в квартал, а подтвердить наличие апробированного материала требуется раньше). Такая ситуация возможна при подготовке документов на получение гранта/стипендии, при поступлении в аспирантуру/докторантуру и т.д.
Может быть и такое, что журнал выпускается только в электронном варианте и по этой причине не предоставляет бумажный вариант статьи. Проблема решается выдачей справки о подтверждении публикации, свидетельствующей о научной деятельности автора, касающейся актуальных вопросов в области выбранного направления.
Да, формат справки/сертификата может быть как электронным, так и печатным. Как правило, документ выдается редакцией (издательством) сразу же после рецензирования и принятия решения о публикации работы в данном журнале. Форма справки/сертификата носит произвольный характер, но при этом здесь должны быть указаны:
- регистрационные данные редакции/издательства;
- наименование работы и ее автора;
- информация о предполагаемом номере/выпуске и дате, количестве страниц;
- регистрационные свидетельства;
- статус журнала;
- подпись главного редактора и печать организации.
Если вы занимаетесь научно-исследовательской деятельностью с выходом на защиту диссертации, то здесь публикации должны быть непосредственно представлены. Диссертационные советы не принимают подобные справки, обычно требуют предоставить экземпляр издания с вашей статьей.
Что касается второй части вашего вопроса: для поступления в магистратуру научные публикации не являются обязательными. По усмотрению абитуриента можно предоставить документы, которые подтверждают его индивидуальные достижения (в том числе статьи). Хотя это, конечно, всегда сильное подспорье.