Самым верным решением в данном случае будет заключение договоров с РАО и ВОИС. Эти общества по коллективному управлению правами как раз и выполняют функцию централизованного сбора вознаграждений в пользу авторов и исполнителей.
РАО отвечает за авторские права (тексты и музыку)
ВОИС отвечает за смежные права (фонограммы и исполнения)
Заключение договоров с этими организациями перед Вашим мероприятием полностью его легализует с точки зрения интеллектуальных прав.