Добрый день.
Есть два контекста данного вопроса.
Первый контекст – это самоорганизация и задачи для одного лица и для себя. Организация своей личной работы и действий.
Второй контекст – это планирование и распределение задач для других. Относится к руководителям.
В вопросе, или пояснениях к вопросу, Вы не уточнили принадлежность задач («для себя» в единственном числе, или «для других» во множественном числе).
Разберём оба случая.
1. Как научиться правильно планировать и грамотно распределять задачи? (для себя, свои задачи).
Вам наверно известно много приёмов и способов, различных методик обучения и инструментов эффективности выполнения задач.
Это могут быть элементарные: записная книжка, ежедневник (ясность целей и задач), режим труда и отдыха, поддержание психологического и физиологического тонуса (избавление от вредных привычек и трат времени на это).
Как научиться? Есть книги и пособия по тайм-менеджемнту, планированию, обучающие программы, преподаватели и более опытные друзья, которые могут поделиться и передать опыт.
2. Как научиться правильно планировать и грамотно распределять задачи? (для других, задачи руководителя).
Здесь всё уже гораздо сложнее. Здесь много зависит от типов личности, которым поручаются задачи. Если задача сложная и тот, кому её поручают не способен её выполнить, неграмотен, то поручать ему такую задачу не стоит. Очень часто наблюдал и распространённый случай поручения выполнения задач людям не способным её выполнить качественно и приводящим в итоге к плохому результату. Сложные задачи необходимо поручать только грамотным людям.
Что касается обучения. То руководители обучаются в ВУЗах и других специализированных учебных заведениях по специальным программам обучения, где получают основы управления и планирования.
Если руководитель неграмотен и не имеет представления в общеобразовательных предметах, то планировать и грамотно распределять задачи – не получится!
То есть, здесь всё зависит от личности самого руководителя.
2.1 Если Сам руководитель не способен планировать и распределять задачи, то научиться будет проблематично. В этом случае, начинать обучение необходимо с общеобразовательных дисциплин (математика, геометрия, русский язык). Иногда, даже этого, руководители не понимают. А как тогда что-то правильно планировать и распределять задачи? Может быть, здесь вопрос к тем и вышестоящим, кто дал такое право этим заниматься.
2.2 Объём и качество задач бывают весьма разнообразными. Поэтому количество и грамотность сотрудников должны соответствовать объёму труда по нормам для распределения этого труда. Если сотрудников меньше, то смысла планировать нет. По объективным причинам мощности ресурсов грамотного распределения задач и планирования не получится. Очень часто встречал, что руководители занимаются самообманом, что-то там пытаются планировать и распределять задачи на очень маленький и недостаточный штат сотрудников, недостаточных по количеству в разы! Сначала необходимо привести в соответствие штат, структуру и должности, только ПОТОМ планировать и распределять задачи! Грамотных и качественных штатных расписаний? Нет, не встречал…
2.3 Если внутренний трудовой распорядок и регламенты, нормативы законы и порядки составлены неграмотно и нелогично, то они будут мешать трудовому процессу, планированию и распределению задач. Задачи должны соответствовать целям, глупости необходимо устранять и т.д. Здесь тоже необходимо посмотреть…
Вы наверное знаете, что есть плановый отдел, Excel и таблицы, графики и диаграммы процессов и распределения трудовых ресурсов. Есть расчёты и методики расчётов.
2.4 Обучение и самообучение, дополнительные курсы, доступность информации, книги и методические пособия, и примеры других структур, похожих на Вашу, для того чтобы перенять опыт и внедрить в систему полезные элементы. Необходимо на это тратить время и желание обучаться.
Audire disce, si nescis loqui