Очень хороший вопрос, я сама часто думаю, как организовать цифровой архив без огромных времязатрат, и как не перемудрить при этом. Возможно, профессиональная работа с изображениями даёт тут больше вариантов для ответа, наверняка каждый фотограф с этим вопросом сталкивался.
Для себя я решила, что прописывать метаданные буду только для избранных фото, которые идут в древо. И бОльшая часть работы с ними уже после загрузки в генеалогическое древо, не с самим файлом. А весь объем отсканированного по старинке разложила по папкам по родам и источникам оригиналов (от т. Нины и т.д.). Виртуальный аналог обувной коробки. Будет здорово, если Вы расскажете, на чем в итоге остановились.