Все зависит от того какая модель поведения этого бота нужна и что планируется автоматизировать им. Бот - это средство автоматизации, и не больше. «Интеллект» у него есть только в рамках заложенного в него функционала - программы. Бот который отсеивает спам из почтового ящика и бот который анализирует разговор в чате и поддерживает его, подкидывая разные новые темы и мысли - это ДВА РАЗНЫХ И НЕСРАВНИМЫХ БОТА, но тем не менее - это два БОТА!
Теперь о том «как» их создают… у более менее адекватного проекта есть API - это касается, например телеграма… на основе этого API вы и получаете доступ к ресурсам системы, а вот логику вы реализуете сами (закладываете программу которую должен выполнять бот) так можно создать например регистратор заявок для сервисной компании, доставки продуктов и тд и тп.
Повторюсь - это всегда задача которую раньше решал человек! и от того насколько эффективно вы реализуете процесс ее решения (автоматизации) вы получите жизнеспособного или не очень бота.
Могу порекомендовать подучить язык (например python или java) на котором вы сможете писать программную часть бота, а также обратиться к автоматизируемому ресурсу, что у вас на примете.
И таких ресурсов множество - ищите и обрящете. если что задавайте вопросы - вам обязательно ответят
теперь о ботах без api - у вас ничего не получится, ни с чужим ресурсом, ни, по большей части, со своим… должна быть «прослойка» для того чтобы обращаться к ресурсу на понятном языке, иначе придется бота разворачивать на сервере ресурса и обращаться к данным напрямую, а это и трудоемко, и ресурсомко, и сложно, и ненужно… да и непрофессионально.
Теперь о графическом интерфейсе - это вот вообще другая тема… и она несколько не про ботов… указанный репозиторий находится в команде, а у команды есть проекты, в которых есть графика… задайте вопрос туда, вам тоже ответят и к слову - там еще более широкий ресурс для программистов - с ответами на все возможные вопросы и таким же дружественным сообществом как тут.