Пени появляются, когда вы уплачиваете налоги позже срока — полностью или частично. Предпринимателю стоит обращать внимание на сроки, даже если отчётностью занимается бухгалтер. И знать размеры штрафов — они обычно больше, чем пени, поэтому предприниматели в первую очередь переживают на счёт штрафов.
Пени начисляют со следующего дня после окончания срока и до дня уплаты. Для расчёта за каждый день берут сумму неуплаченного налога и умножают на 1/300 от ставки ЦБ. Если ставка ЦБ меняется, становится неудобно подсчитывать их вручную. Здесь выручают калькуляторы — вот этот, например
У ООО расчёт ещё немного усложняется. Потому что за первые 30 дней берут ставку ЦБ / 300, а дальше — ставку ЦБ / 150.
Пени платят по требованию налоговой или самостоятельно. Если пришло требование, медлить не стоит. Через 8 рабочих дней налоговая вас уже не спросит и заблокирует сумму долга на счёте.
Уплата пени — отдельная история. Вот инструкция по подготовке платёжки.
В Эльбе платёжки по требованиям создаются автоматически, поэтому заполнять реквизиты на сайте налоговой не придётся. А перед добровольной уплатой пеней можно провести сверку и убедиться, что недоплата налога действительно есть.