Совместный доступ в Почте: общие и делегированные ящики

У вас может быть доступ не только к своему почтовому ящику, но и к другим ящикам в организации. Это могут быть:

• Делегированные ящики — ящики коллег, к которым вам открыли доступ, например на время отпуска владельца.
• Общие ящики — те, у которых нет конкретного владельца: им пользуются несколько сотрудников, например из одного отдела.

При совместном доступе все, что делает в ящике один сотрудник, отображается и у других.

Чтобы пользоваться другими ящиками, знать пароли от чужих аккаунтов не требуется — доступ к общим и делегированным ящикам предоставляет администратор организации. От того, какие права он вам назначит, зависит, как будут выглядеть эти ящики в интерфейсе вашей Почты и какие действия вы сможете в них выполнять.

Что можно делать в почтовом ящике, к которому предоставили доступ

В зависимости от набора прав, которые администратор выдал вам при настройке доступа к другому почтовому ящику, вы можете:

• Просматривать содержимое и управлять ящиком:

  • читать письма;
  • помечать их метками;
  • управлять письмами — раскладывать по папкам, перемещать в архив или удалять;
  • создавать и удалять папки, метки, подписи, правила обработки писем.

• Отправлять письма с адреса ящика, к которому предоставлен доступ.

Общие и делегированные ящики в интерфейсе

Отображение

Никаких дополнительных настроек в веб-интерфейсе Почты не требуется — после того, как администратор даст вам доступ к общим или делегированным ящикам, они появятся слева от списка ваших папок.

Если вы пользуетесь почтовой программой

Если вы работаете с письмами не через интерфейс Яндекс Почты, общие и делегированные ящики нужно настроить по инструкции из раздела Совместный доступ к ящикам в почтовых программах.

Внешний вид

Внешний вид ящиков, к которым у вас есть доступ, может отличаться. Это зависит от выданных вам прав в каждом ящике.

Могут быть неактивны некоторые инструменты для работы с письмами, папками и метками. Также по-разному могут выглядеть:

• Меню над списком писем

  

  

• Контекстное меню, которое отражает список доступных действий над письмом:

     

Настройки

Если у вас нет права на настройку почтового ящика, блок настроек в таком ящике будет недоступен.

 

Отправка писем

Вы можете отправлять письма из другого ящика, только если администратор дал вам право на отправку.

В письмах, которые вы отправляете, указываются только данные ящика, с которого происходит отправка — имя владельца делегированного ящика или имя общего ящика. Когда вы начинаете писать письмо, Почта напоминает, какое имя увидят получатели.

Поиск по письмам

Поиск производится в том почтовом ящике, который открыт у вас на экране. Прежде чем искать письма, проверьте, что вы выбрали нужный ящик.

Особенности работы с общими и делегированными ящиками

Размер вложения, которое можно добавить к письму, не может превышать 25 МБ

Вложения размером больше 25 МБ, которые добавляют к письму владельцы ящиков, обычно автоматически загружаются на Диск. В случае общих и делегированных ящиков доступ к Диску не предоставляется. Если вы хотите отправить из подключенного ящика вложения большего размера, добавьте его на свой Диск вручную и приведите в тексте письма ссылку на скачивание этого файла.

Доступ к ящику не предполагает доступ к связанному с ним календарю

У общих ящиков нет связанных с ними календарей. Для делегированных ящиков доступ к календарю есть только у владельца ящика.

Доступны только свои контакты

В списке контактов при поиске или выборе получателя письма отобразятся только контакты из вашей адресной книги. Контакты из чужих адресных книг вы видеть не будете.

Лимиты

Параметр	Делегированные ящики	Общие ящики
Количество ящиков в организации	2500	2500
Количество ящиков (не считая своего), к которым может иметь доступ один пользователь	40 (общий лимит)
Количество пользователей (не считая владельца), которые могут иметь доступ к одному ящику	40	40